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SOP. Organizzare il lavoro con procedure standardizzate

Le SOP (Standard Operating Procedure) sono ormai uno standard qualitativo per il corretto funzionamento di un sistema aziendale.

Le SOP (Standard Operating Procedure) sono ormai uno standard qualitativo per il corretto funzionamento di un sistema aziendale.

Si basano sul semplice concetto che ogni lavoratore può andarsene in qualsiasi modo ed è importante dare continuità al lavoro con nuove figure.

Come faresti, quindi, per garantire questa continuità?

Io, personalmente, scriverei un manuale di istruzioni.

Una sorta di “How to” per qualsiasi mansione aziendale, dall’ufficio acquisti al magazziniere, dal CED al personale addetto alle pulizie.

Ma a quale scopo?

Al fine di far capire a chi subentra in un posto di lavoro cosa deve fare ed in che modo deve farlo, ottimizzando i tempi di inserimento.

Ecco quindi spiegate le SOP e come svilupparle al meglio per perfezionare le meccaniche aziendali – e non solo.


Cosa sono le SOP

Come già anticipato, le SOP (Standard Operating Procedure) sono una sorta di “istruzioni per l’uso” rivolte a chi ottiene per la prima volta un determinato incarico.

Voglio tenermi molto vago rispetto a questa definizione.

Innanzi tutto perché bisogna differenziare il soggetto a cui le SOP sono rivolte:

  • Un nuovo dipendente;
  • Un dipendente che viene spostato di ruolo.

Inoltre ho parlato di “determinato incarico” e non di “lavoro” per il semplice motivo che il concetto può essere tranquillamente esteso alla vita di tutti i giorni.

Esempio.

In famiglia uno dei due genitori svolge principalmente un compito e decide di segnarsi il metodo con cui lo svolge in modo che se si assentasse ci penserebbe l’altro a colmare il vuoto.

Tradotto: la mamma che lascia al papà la lista delle cose da fare e come farle (non è uno stereotipo, è pura realtà).

Le SOP (Standard Operating Procedure) sono una sorta di “istruzioni per l’uso” rivolte a chi ottiene per la prima volta un determinato incarico.

Mi piace pensare che le SOP non siano solamente qualcosa di applicabile al lavoro, principalmente perché se venisse legato al mondo lavorativo avrebbe dei connotati ben diversi dalla vita di tutti i giorni.

Il lavoro ci rende stressati, ci porta via tempo libero e non abbiamo buone considerazioni a riguardo.

Nella vita di tutti i giorni, invece, siamo noi stessi.

Ma perché una persona dovrebbe lasciare delle istruzioni scritte e perderci tempo a compilarle?

Per rispondere a questa domanda, proviamo ad immaginare un mondo senza SOP.


Un mondo senza SOP

Un mondo senza Standard Operating Procedure è descrivibile con un solo termine.

Caos.

Ancora una volta la mia esagerazione ha un fondamento radicato: il miglior modo per trasmettere un’istruzione è scriverla.

Abbiamo tutti studiato in storia che molti racconti che sono giunti a noi sono passati di bocca in bocca ed ognuno degli oratori, ovviamente, personalizzava la storia a suo piacimento.

Non a caso miti e leggende parlano di draghi sputafuoco, eroi fuori dal comune ed apparizioni divine, non credi?

Il mondo di oggi è altamente specializzato e dinamico, un pozzo di tecnologie e sviluppi che passano di generazione in generazione continuando ininterrottamente il suo percorso di crescita.

Immagina di fare la scoperta del secolo.

Come pensi di poterla spiegare e tramandare se non scrivendola?

Oppure pensa di avere un’azienda ed aver assunto un operatore specializzato che lavora su una macchina.

Un giorno, per caso, questa persona si licenzia o comunque non si presenta più a lavoro.

Come pensi di poterlo sostituire se non ha lasciato la minima traccia scritta di come si utilizza la macchina?

La risposta a queste domande è ancora una volta una sola.

Costi.

Possiamo considerare costi monetari, come nel caso dell’azienda che perde know how, oppure costi culturali, come nel caso di scoperte, invenzioni o racconti non economici ma importanti per l’umanità.

Scrivere, ovvero compilare SOP, è la soluzione a tutti questi problemi.


I vantaggi delle SOP in azienda

Serve davvero che ti dica quanto le SOP in azienda siano fondamentali per l’attività imprenditoriale?

Il lavoro è l’esempio più lampante del perché lasciare le cose per iscritto sia la base della continuità aziendale, ancor più dell’accrescimento delle competenze del singolo lavoratore.

Alcuni elementi caratteristici:

  • Alta possibilità di turnover;
  • Innovazioni del singolo messe a disposizione di tutta l’azienda;
  • Differenziazione delle competenze;
  • Segreto professionale.

Sono solo alcuni esempi di fattori che, se non trasmessi, non danno continuità a tutta l’azienda nel tempo.

Un’azienda deve essere vista come una rete di persone interconnesse tra di loro. Ognuna di queste persone ha delle competenze che mette a disposizione degli altri e tutti sanno benissimo le competenze l’uno dell’altro.

Ora immagina che una persona di questa rete si licenziasse.

Non sparisce solamente la figura del “commerciale“, “ufficio acquisti” o “magazzino“. Spariscono anche competenze legate all’uso del gestionale, della conoscenza dell’organigramma aziendale, del nome dei partner commerciali…

Tutte cose che non si studiano a scuola.

E quindi come fare a limare il più possibile questo scalino?

Scrivendo il più possibile.

Magari può sembrare una perdita di tempo al momento dello “scrivere“, ma chiaramente si tratta di un aiuto a doppia faccia:

  • Sia per chi scrive, se non ricorda qualcosa di importante e sa di poter trovare le informazioni che cerca in un documento;
  • Sia per chi arriva che può ottenere tutte le informazioni necessarie per iniziare a lavorare.

Ma come si costruisce una SOP?


Come scrivere una procedura standardizzata

Non posso non iniziare dicendo “non esiste un modo standardizzato per scrivere una procedura standardizzata”.

Anche se questo, ovviamente, è un ossimoro.

Mettiamola così: la struttura di una SOP deve rispecchiare sia cosa vuoi comunicare e sia i modi in cui lo fai.

Faccio un esempio.

  • Un commerciale potrà dover spiegare come funziona il gestionale, i clienti principali, la politica prezzi e sconti, l’organigramma aziendale…
  • Un magazziniere, invece, potrebbe dover spiegare come si riposizionano le merci, come si gestiscono i vettori, la gestione dei veicoli…

Indicativamente una SOP di un commerciale sarà più formale e completa di una redatta da un magazziniere che è più lavoro “pratico“.

Si dovrebbero sempre considerare alcune regole:

  1. Scrivi tutto quello che non sai;
  2. Documenta ciò che sai ma che ti accorgi di non essere la persona più competente in azienda;
  3. Integra e aggiorna i dati regolarmente.

Queste tre semplici regole possono benissimo essere applicate in qualsiasi settore. Se ci pensi bene, è un po’ come mettere per iscritto la propria crescita professionale, e chi leggerà la tua SOP riceverà un elevato livello di personalizzazione della competenza.

Che aspetti? Prova a scrivere la tua prima SOP!

Di Davide

Patito di trattori e chitarre scrivo sul mio blog da quando mi sono laureato in Economia presso l'Università degli Studi di Verona. Tratto strategie di marketing, accrescimento personale e professionale per raggiungere gli obiettivi.