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4 trucchi per gestire gli impegni ed essere sempre puntuali

Avere a che fare con gli impegni è un fatto quotidiano, come però non lo è la capacità di risolverli. Come essere più produttivi?

Avere a che fare con degli impegni è un evento naturale nella vita di ogni giorno. Questo perché abbiamo degli obiettivi da raggiungere che richiedono un determinato impegno per ottenere un buon risultato.

Pensiamo ad esempio di aver di fronte un albero appena abbattuto, di doverlo tagliare, trasportare e riporre nella legnaia.

Il punto di partenza è uguale per tutti, ma le strategie utilizzate per passare dal punto A (tagliare) al punto Z (riporre nella legnaia) variano di persona in persona.

Ognuno di questi punti richiede un impegno. Dobbiamo quindi dedicarci tempo, fatica e mente per ottenere il massimo risultato possibile.

C’è chi si comporta come la lepre (sa di essere veloce e si prende un sacco di pause) e chi come la tartaruga (sa di essere lenta e lavora costantemente). Il risultato, nonostante i mezzi a disposizione, non è così scontato come sembra!

Vediamo quindi insieme 4 semplici trucchi per gestire gli impegni ed essere sempre puntuali 😀


Il dilemma del tempo

Per rispettare i nostri impegni abbiamo innanzi tutto bisogno di tempo, ovvero dobbiamo spendere quello che abbiamo a disposizione per sopperire ai nostri doveri prima dei piaceri.

Il nostro tempo, però, è limitato

Non è che però possiamo dedicare tutto il nostro tempo agli altri: abbiamo bisogno di pensare a noi stessi, darci ai nostri hobby ed al miglioramento della nostra figura personale. Questo perché solo se siamo competenti verso noi stessi possiamo essere utili a chi ha bisogno.

Alla fine abbiamo tutti una vita da portare avanti, no? 😉

Dobbiamo saper quindi regolarci da soli, smetterla di procrastinare e cercare di fare sempre qualcosa di produttivo. Anche guardare la TV nel suo piccolo può esserlo se ci aiuta ad acquisire concetti, eh 😉

Ci sono infatti due modi per analizzare la propria produttività:

  • Non ho fatto qualcosa perché non avevo tempo;
  • Non avevo tempo perché dovevo fare qualcosa.

Sembra la stessa cosa, ma non lo è affatto 😉

Nel primo caso scarico la colpa al tempo, come se ci fosse un qualcosa che venisse letteralmente a rubarci i minuti dalle tasche. Nel secondo caso, invece, capisco sono cosciente del fatto che il tempo non si spreca ma lo si utilizza: è vero che non ho fatto qualcosa, ma questo perché avevo altro da fare!

Per questo parlo di dilemma del tempo: abbiamo il potere di gestirlo ma spesso gli diamo la colpa per la nostra nullafacenza.

Vediamo quindi come ottimizzarlo per evitare questo paradosso e gestire al meglio gli impegni 😀


Affrontare gli impegni

Gestire i propri obblighi, e più nello specifico i propri impegni, non è così semplice come sembra. Questo perché il famoso detto “prima il dovere, poi il piacere” è solo una predica all’antica più che un insegnamento.

Tutto questo perché siamo circondati da distrazioni sempre più accessibili, come ad esempio navigare su Internet da uno smartphone quando prima bisognava utilizzare un PC ingombrante.

Ecco perché la motivazione nel fare è importantissima.

Mi rendo conto però che la motivazione spesso è insufficiente a contrastare tutte queste distrazioni altamente invadenti.

Ecco quindi quattro semplici punti per aiutarti a gestire gli impegni ed esser sempre puntuali.


#1 Rendi produttivo il tempo

Il fattore massimo di produttività non devi per forza essere te con il tuo modo di fare ma piuttosto deve esserlo il tempo che utilizzi. Questo perché possiamo essere tutti bravi a “fare“, ma sta a noi sfruttare la qualità del tempo che ci viene messo a disposizione.

Ricorda sempre che il tempo ha un suo valore e non è tuo diritto sprecarlo.

Secondo un’utile guida di Wikihow ci sono cinque punti fondamentali per organizzare il proprio tempo:

  • Crea l’ambiente di lavoro corretto;
  • Elenca le mansioni in ordine di importanza;
  • Esegui i compiti importanti per primi;
  • Tieni sempre con te qualche compito da fare;
  • Non fare più cose contemporaneamente.

Come ho applicato queste indicazioni?

Ai tempi dell’Università c’erano due cose da fare: seguire le lezioni e studiare. Il tempo era limitato, anche perché avevo due ore di treno al giorno da affrontare per recarmi in facoltà.

Come ho ottimizzato il mio tempo?

  • Ho seguito tutte le lezioni al fine di apprendere il massimo durante la spiegazione;
  • Ho sfruttato il tempo in treno per rileggere gli appunti e, perché no, studiare qualcosina sul libro.

Risultato? Ho recuperato un sacco di ore di viaggio morte utilizzandole per uno studio leggero ma efficace. In questo modo posso gestire più impegni la sera, dato che una parte di studio è stata fatta!


#2 Sfrutta l’effetto farfalla

Il concetto di “effetto farfalla” ha un’applicazione molto diretta: un battito di ali di una farfalla in un qualsiasi posto del mondo può generare un uragano dall’altra parte del pianeta. Estremo, ma possibile.

Ora non sto dicendo che se fai un salto puoi essere riconosciuto come causa di un terremoto agli antipodi o che se studi allora scaldi il pianeta con l’utilizzo della tua mente…

Io parlo sempre guardando a te: se fai una piccola cosa oggi potresti averne un grandissimo ritorno in futuro.

Ora ti sembra più plausibile il ragionamento?

Riprendendo il caso del mio studio: pensi che quelle due orette di viaggio siano poche? Moltiplicale per tutte le volte che l’ho fatto, venti settimane a semestre con cinque giorni di lezione alla settimana.

Risultato totale: 200 ore. Circa otto giorni interi, qualcosina di più.

Il tutto facendo “solo” due orette al giorno, sfruttando un tempo che sennò sarebbe “morto“.

In sostanza non bisogna mai sprecare nulla perché mai si sa quanto tu possa pagare questi “sprechi” di tempo e risorse.


#3 Se fai straordinari non sei efficiente

La logica del “più tempo spendo e più progressi faccio” non è mai stata così falsa e sopravvalutata. La questione è molto semplice: la produttività umana non è mai lineare.

Non è quindi automatico che lavorare 10 ore produce un output migliore rispetto a lavorarne 8: tutto dipende dalla qualità del tuo operato.

Le persone super-produttive hanno un’etica del lavoro ferrea, ma sanno bene che la produttività personale ha un picco e che ogni minuto che spendiamo a lavorare quando ormai abbiamo superato quel picco è un minuto di lavoro sprecato.

Efficacemente

In sostanza hai due modalità per affrontare un impegno: prenderlo seriamente e risolverlo nelle 8 ore canoniche oppure fare tutto con calma e fare straordinari.

Il problema è che però se un minuto della la mattina ti basta a risolvere 100, un minuto la sera ti aiuta solamente 60. Ed il valore continua a decrescere inesorabilmente con il passare del tempo.

Quindi più tendi a procrastinare, più aumenti il tempo necessario a portare a termine il tuo compito. Funzioniamo un po’ come il “risparmio energetico” degli smartphone: man mano che ci scarichiamo spegniamo determinate APP e riduciamo l’efficienza complessiva per fare solo spazio alle funzioni vitali.

Come ci dice infatti la stessa fonte:

Molto meglio staccare, rigenerarsi e ripartire con energie fresche il giorno dopo.

Efficacemente

#4 Prenditi sempre in anticipo

Sembra una cosa scontata, ma non lo è affatto! 😉

Conosco personalmente tante persone che regolano l’orologio qualche minuto (anche solo due) avanti rispetto a quello effettivo. In questo modo ragionano come se avessero meno tempo a disposizione anche se sono perfettamente in orario! 

Il fatto di prendersi in anticipo ha un doppio effetto benefico:

  • Da un lato ti aiuta ad essere puntuale poiché si fanno le cose senza doverle fare di corsa;
  • Dall’altro ti permette di fare con calma e non tutto di fretta per essere arrivati tirati al raggiungimento dell’obiettivo.
gestire impegni essere puntuali

Ecco perché prendersi in anticipo non è una cosa così scontata. Spesso guardiamo alla scadenza di un compito dicendoci “beh ma posso iniziarla a fare domani“.

Vero. Ma chi ti dice che poi non ti prendi male nelle fasi finali?

Scegli te se essere l’automobilista che corre e rischia incidenti per essere partito troppo giusto oppure se essere quello che parte prima, consuma meno, non rischia ed arriva tranquillamente al risultato 😉


Conclusioni

Avrai capito che la questione principale per la gestione degli impegni è il corretto utilizzo del tempo, il quale non deve essere né sprecato ne sovra-sfruttato.

Hai visto inoltre che non serve essere dei geniacci per gestire al meglio questa preziosissima risorsa 😉

Quindi per gestire gli impegni ed essere sempre puntuali bisogna prima di tutto saper gestire se stessi.

Ancora una volta concludo lasciando la parola allo zio Monty 😉

Di Davide

Patito di trattori e chitarre scrivo sul mio blog da quando mi sono laureato in Economia presso l'Università degli Studi di Verona. Tratto strategie di marketing, accrescimento personale e professionale per raggiungere gli obiettivi.