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Le migliori APP per un ufficio a portata di mano

Siamo nell’epoca dell’imprenditoria digitale, ed avere un ufficio a portata di mano tramite APP non è poi una cosa così futuristica.

Siamo nell’epoca dell’imprenditoria digitale, ed avere un ufficio a portata di mano tramite APP non è poi una cosa così futuristica.

Molti la vedono come una cosa fantascientifica, più portata per quelli che “vogliono farsi vedere” oppure da chi “eh ma quello ha bisogno di avere i dati sotto mano, essendo un imprenditore grosso“.

Ma non è così.

Poter gestire ed essere in contatto con l’azienda in qualsiasi momento è ormai fattore di necessità. Un questione di tempestività nelle comunicazioni, rese indispensabili con la diffusione della globalizzazione.

L’ufficio però, per come lo intendo io, non è solamente gestione ed informazioni ma anche macchine, attrezzature e strumenti vari.

Oggi gli smartphone ci vengono in aiuto anche in questo campo.

Ecco quindi le migliori APP per gestire un ufficio – o un’azienda – direttamente dal palmo della mano!


Il nuovo ufficio. Dalle mura alle APP

Ammetto che è difficile immaginare un ufficio senza mura. Direi che è un po’ come chiedere a qualcuno di navigare senza una barca.

Solo che è possibile navigare senza una barca, se lo fai su Internet.

Allo stesso modo, è possibile immaginare un ufficio senza mura solo se lo si fa diventare parte del web.

Allo stesso modo, è possibile immaginare un ufficio senza mura solo se lo si fa diventare parte del web.

Una delle malattie dell’imprenditore classico-conservatore è l’ossessione del controllo, ovvero l’avere sempre sotto controllo tutto: lavoro, dipendenti, risultati, modalità, ecc.

Questo, ad esempio, è uno dei paletti che mette freno allo smart working: come faccio io, imprenditore, ad assicurarmi che il dipendente da casa lavori oppure faccia finta?

Oggi però questo muro è stato abbattuto.

In tutti i sensi!

Non è inusuale, infatti, conoscere aziende che non hanno un ufficio, lavorano in remoto ma gestiscono ed analizzano dati tramite terminali come notebook e smartphone. Lavorano quindi come normali aziende con uffici, ma gestendo il tutto tramte il palmo della mano.

Aziende che, come ad esempio Marketers, non vanno poi così male.

C’è però qualcosa che accomuna questi due tipi di azienda, a prescindere dall’incidenza dell’online: la necessità di gestire sempre i propri affari.


A cosa mi serve un’APP se ho un ufficio?

Ancora una volta – anche se non è mai abbastanza – dobbiamo ricordare quanto importante sia per un’azienda essere online, indipendentemente dalla tipologia. Se non la pensi come me, allora leggi questo articolo e trai le tue conclusioni.

Ci sono due motivi, su tutti, per cui dovresti utilizzare un’APP per la gestione di un ufficio:

  • Comodità;
  • Flessibilità.

Un’APP è comoda perché te la puoi portare ovunque grazie al tuo smartphone. Ma è anche flessibile perché ti permette di svolgere una serie di azioni che, altrimenti, dovresti svolgere in una zona specifica come un’azienda o un’ufficio.

Pensa ad esempio se dovessi telefonare e potessi farlo solo dal tuo telefono fisso, oppure se dovessi chiedere – o ricevere – un ordine ma per elaborarlo avessi bisogno del tuo PC.

Non sto però dicendo che avere strumentazioni fisse sia limitante. Sto solo dicendo che se ci sono persone che riescono a lavorare ovunque da remoto una motivazione c’è!

Con lo sviluppo dell’Industria 4.0, e più nello specifico della Business Intelligence, aver sotto mano dati aziendali di qualsiasi tipo è ancora più utile e facile. Non solo per piccole aziende, ma per realtà di qualsiasi dimensione e settore.

Ma non andiamo troppo oltre 😉

Vediamo quindi le migliori APP per avere un ufficio a portata di mano!


Le migliori APP per gestire un ufficio

L’elenco delle APP che troverai qui sotto è nato semplicemente rispondendo ad una domanda:

Quali sono le funzioni più comuni per un ufficio?

Rispondendo a questa domanda ho cercato le migliori soluzioni disponibili sugli Store e li ho raggruppati, ottenendo una lista molto interessante.

Eccola qui!


Google Suite

Il gigante di Mountain View ha sviluppato un’intera piattaforma destinata ad aziende e realtà che hanno bisogno di lavorare sul Cloud. Si sviluppa in una serie di applicazioni, disponibili anche al pubblico privato, in grado di comunicare tra di loro ed essere condivise con membri di un team.

Google Workplace è una soluzione All-In-One. Con questo strumento hai la possibilità, tra le altre, di:

  • Creare documenti, fogli di calcolo e presentazioni;
  • Gestire comunicazioni mail;
  • Organizzare video-conferenze e chiamate di gruppo;
  • Gestire gli eventi tramite il calendario;
  • Molto altro ancora.

Ma perché ho parlato di “Suite”?

Perché in realtà Google offre molte più applicazioni per la gestione di risorse aziendali e non possiamo sceglierne una fra tutte. Parliamo soprattutto di applicazioni per la gestione della realtà online dell’azienda, primo fra tutti del sito web.

Giusto per fare qualche nome:

  • MyBusiness. Gestione della scheda del negozio per i risultati di ricerca e su Google Maps (puoi approfondire l’argomento qui);
  • Analytics. Rinomata applicazione per l’analisi del traffico su sito web, targetizzazione e valutazione degli eventi/conversioni;
  • AdSense / ADS. Analisi di entrate (AdSense) e spese pubblicitarie (Ads).

L’offerta di APP a marchio Google è sempre in crescita ed integrando funzioni web come Data Studio, TagManager e Search Console rendono l’analisi veloce e condivisa di un’azienda veloce e strategica.


Adobe Scan

Una delle funzioni più richieste da un ufficio, oltre la stampa, è la scannerizzazione dei documenti.

Ti è mai successo di essere fuori ufficio, o fuori casa, di aver bisogno di scannerizzare qualcosa ma dover per forza tornare alla sede per svolgere questa operazione?

Adobe Scan è un vero e proprio scanner a portata di mano.

Questa APP sfrutta la fotocamera per acquisire documenti, foto e quant’altro sia necessario scannerizzare, permettendo poi di ritoccare i dettagli prima di convertirli nel formato desiderato.

Ad oggi la scannerizzazione è uno dei limiti che vincola lo stato cartaceo da quello digiale, ovvero che se un’azienda lavora principalmente sul cartaceo (es. fax) ed una in virtuale (es. mail) l’utilizzo dello scanner è l’unico modo per far comunicare queste due realtà.

Adobe Scan velocizza questo processo, andando incontro alle esigenze di qualsiasi azienda e riducendo i tempi di ufficio necessari per virtualizzare documenti.

Questa è a mio parere una delle funzioni APP più utili per un ufficio a portata di mano.


WhatsApp

“Ah beh Davide, ovvio…”

Ovvio un c***o!

Perdona il termine, ma quando qualcuno mi dice che sa usare WhatsApp al massimo, soprattutto a livello aziendale, mi sale il prurito.

Per cominciare dobbiamo ricordare che esisono due versioni:

  • WhatsApp Classico;
  • WhatsApp Business.

La prima è quella che usiamo – quasi – tutti ogni giorno per scambiarci messaggi, caricare stati e comunicare tramite GIF ed Emoji.

La seconda, invece, è un applicativo studiato appositamente per aziende, con funzioni di messaggistica automatica, targetizzazione, profilo aziendale, catalogo e molto altro.

Bene.

Se vuoi gestire un ufficio devi saperle usare tutte e due.

Se il classico WhatsApp serve per comunicare con i tuoi colleghi, la versione Business è un ottimo strumento comunicativo con persone esterne in modo veloce e completo.

N.B. Per poter utilizzare WhatsApp Business hai bisogno di un numero riservato, non puoi avere due profili WhatsApp con un singolo numero. Ti consiglio quindi di identificare un numero aziendale ed utilizzarlo con la funzione Business.

Tra le funzioni di WhatsApp Business te ne sparo alcune di interessanti:

  • Puoi creare il tuo profilo aziendale, indicando i classici dati quali nome, indirizzo, contatti ed orari di apertura;
  • Puoi gestire messaggi automatici di benvenuto e, se inserisci gli orari di apertura, prevedere risposte automatiche in base se ti scrivono quando l’ufficio è aperto e quando è chiuso;
  • Se hai un catalogo, puoi crearne uno anche su WhatsApp e condividerlo interamente o a sezioni ad uno o più contatti della tua rubrica.

Utile, no? 😉


APP per ufficio. Funzionalità utili

Oltre alle APP specifiche è utile saper identificare una serie di funzionalità molto comode da gestire tramite smartphone.

Perché parlo di funzionalità e non di APP?

Perché le APP sono effettivamente software che svolgono una funzione specifica, ma non tutte le funzioni sono specificamente espletate da un’applicazione vera e propria.

Ecco alcuni esempi:

  • Note. Tutti gli smarphone hanno un applicativo nativo per la gestione delle note, come ad esempio Note di iPhone che possono essere anche sincronizzate con iCloud. Esistono però APP, come ad esempio Evernote, molto interessanti e complete;
  • Gestione impegni. Esistono applicazioni come Timetable e Any.do, ma anche tramite Google Calendar è possibile gestire i propri impegni e condividerli con il resto del team;
  • Videochiamate. Anche in questo caso esistono APP native e funzioni specifiche come ad esempio quella di WhatsApp, ma se da un lato Zoom ha fatto da padrone negli ultimi tempi anche Google Meet si è rivelata un’ottima alternativa;
  • Indicazioni stradali. Sembrerà una cosa “superflua“, ma programmare i propri spostamenti tramite PC e sincronizzarli sul telefono permette di essere organizzati anche quando si è in auto, gestendo anche cambi di programma solamente tramite Google Maps;

Noterai come ci sono molti strumenti di Google all’interno di questa lista. Ecco perché prima ho parlato di Suite, e la dimostrazione è proprio qui sopra!

Di Davide

Patito di trattori e chitarre scrivo sul mio blog da quando mi sono laureato in Economia presso l'Università degli Studi di Verona. Tratto strategie di marketing, accrescimento personale e professionale per raggiungere gli obiettivi.